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Motivar y comunicar ¿cumple el objetivo de tu evento?

El costo promedio de participación por persona en una convención, digamos de bajo perfil, es de entre 2,500 y 3,000 dólares, que al multiplicarlo por el aforo siempre redunda en una inversión de cuantía especial.

¿A qué llevas a tus convencionistas o congresistas al evento?

¿Incentivo?… no tanto, las convenciones y congresos modernos están comúnmente sobrecargados de agenda a grado tal que la principal queja de los participantes es: “¿Para qué hacen el evento en playa si no nos dejan ni asomarnos al mar?”

La verdad es que la convención o congreso es un medio aparentemente muy eficiente para comunicar,  (del latín comunicare… poner en común) algunos mensajes clave y contenidos académicos de viva voz.

Así pues, la enorme inversión de todo tipo de recursos: financieros, tiempo de planeación para la alta gerencia, desenfoque en la operación cotidiana de cientos de participantes, en fin, todo el despliegue de recursos se justifica básicamente por dos variables: motivar y comunicar.

Al evento, el participante va a ser motivado (estimulado, incentivado, sensibilizado, premiado, reconocido, etc.) o a ser comunicado (instruido, ilustrado, enterado, informado, capacitado, aludido, etcétera).

A pesar del entendimiento claro de estas premisas, la agenda del evento, en la mayoría de las ocasiones está completamente sobrecargada. Suele pasar que al final del evento el participante  realmente no ha tenido oportunidad de entender, ya no digamos recordar los mensajes clave que le fueron transmitidos. ¿Recuerdas la última vez que asististe al espectáculo de un comediante?, de los 80 ó 90 chistes que contó hubo al menos 15 que realmente te hicieron explotar en carcajada, pero al día siguiente cuando trataste de compartirlos con tu pareja, no atinaste a recordar más de dos, los demás simplemente los consideraste “muy buenos”, pero no están en tu mente.

¿Para qué, entonces, invertir tantos recursos si no podemos garantizar que los dos objetivos centrales (comunicar y motivar) se satisfagan?

Hay dos cosas que claramente se pueden considerar:

  1. Diseñar un programa de actividades académicas mucho más balanceado y revisar con obsesión qué parte del mensaje realmente debe ser transmitido en vivo y qué puede enviarse al participante con un par de semanas de antelación vía e-learning, con la consiga de que “para poder ir al evento” debe presentar un examen teórico del material previamente estudiado (hay muchas tecnologías disponibles con grados de dificultad y seguridad académica) y la condición de que en caso de no pasarlo con un promedio mínimo, simplemente no se ganará el derecho de participar del evento, en un acto de pre registro que, dicho sea de paso, permite un auténtico sentimiento de logro, haciendo entender al individuo que el evento tiene un costo y que lo que a él le corresponde pagar es al menos, un nivel de conocimiento teórico con respecto a lo que se revisará en el escenario.
  2. Preparar a los speakers y diseñar con profesionales tanto los mensajes clave que se pretenden transmitir como los apoyos audiovisuales que serán trasmitidos.

Quiero puntualizar en este último comentario que en más de 20 años de hablar frente a audiencias masivas y de ver como literalmente los convencionistas o congresistas sufren las anestésicas intervenciones de los voceros que son escuchados meramente por la jerarquía que ejercen sobre el grupo, pero que sus mensajes no son entendidos, escuchados o comprendidos. La mayoría de las veces, las presentaciones en pantalla van dando la pauta para que el orador vaya leyendo monótonamente el desarrollo de la presentación, mientras la audiencia, claro está, se pregunta: “¿Para qué me trajeron a Cancún a que mi director me lea lo que yo podría haber leído en casa?”

Pero no me mal entiendas, no es mi intención hacer una crítica aguda a los altos directivos de cualquier industria que simplemente no han desarrollado la competencia de hablar en público. Como mero comentario al aire… ¿Sabes que el principal temor del ser humano es a las alturas, seguido por el de hablar en público y luego el miedo a morir? Literalmente la humanidad prefiere morirse antes que tener que hablar en público o trepar muy alto.

Y es que al hablar en público se ponen de manifiesto todos nuestros demonios, el escenario hace grande todo lo que ahí se exponga, lo bueno se ve muy bueno, lo malo se ve espantoso, el orador expone ante la sociedad todos sus temores, se sabe escrudiñado y se ciñe en el membrete de su jerarquía para doblegar a la audiencia tratando de saturar la pantalla de información para que los ojos no lo vean a él, ordena apagar las luces del auditorio tratando de justificar que así la pantalla se verá mejor (no él) sin saber que es un permiso implícito para que el participante se aburra, se duerma o se distraiga.

Los más cuidadosos ordenan a sus equipos de trabajo les diseñen presentaciones multimedia a manera de acordeones que les lleven paso a paso, a ellos y a la audiencia por el recorrido del mensaje que se pretende comunicar, pero, entendámoslo, un manual de técnicas de natación no hace que nadie aprenda a nadar, la competencia de hablar en público se desarrolla en forma vivencial.

Sé que como profesional de la industria eres metódico, cuidas al máximo los detalles de logística, haces visitas de inspección, degustas y equilibras los menús, certificas la experiencia de la casa productora, te desvelas antes del evento cuidando hasta el más mínimo detalle para que todo sea exitoso en cuanto amotivar y comunicar, pero al final, el éxito se obtendrá con la participación de cada uno de los directivos y la acumulación de las ponencias en la agenda de trabajo.

Si lo pones en la balanza: invertir un fin de semana con todos tus directivos para habilitarlos en la competencia de hablar en público y combinar esta inversión con el diseño de los apoyos visuales elaborado por manos expertas que permitan que el orador luzca y no la pantalla, y que además garantice que el mensaje sea transmitido a la audiencia de forma efectiva, es una opción que aporta no sólo al evento, sino una inversión fructífera en el tiempo, ya sea porque el equipo de directores es el mismo varios años o porque se establece un estándar mínimo que posteriormente tiene que ser igualado por nuevos directivos.

Potenciar la inversión, asegurar el resultado de comunicar y motivar tiene, en consecuencia, tres recomendaciones fundamentales:

  • Prepara el contenido
  • Prepara al participante
  • Prepara a los oradores

Por último, no dejes de lado las emociones y el equilibrio en cuanto a temas teóricos, esparcimiento, mensajes humanísticos, sensibilización, diversión y descanso.

Suele suceder que los eventos se sobrecargan de actividades un par de días y luego se abren espacios de muchas horas libres, donde se pierde la continuidad, o que, por ejemplo, se contrata a un conferenciante motivador con un alto nivel de euforia en su cierre, e inmediatamente después el turno al micrófono es para un directivo que regañará al grupo por malos resultados.

O bien, se dan los mejores momentos de salud del grupo a los oradores profesionales y se asignan a los oradores internos y menos experimentados a los horarios delicados, como después de la comida (mientras la digestión impide la oxigenación) o las primeras horas de la mañana de los días posteriores a la fiesta (donde la falta de glucosa no permite sinapsis).

Es posible, con ayuda de expertos, potenciar el logro de los objetivos… comunicar y motivar.

Si tienes alguna duda o comentario será un placer estar en contacto contigo enhelios@hhconsultores.com, mientras tanto… ¡Piensa, reflexiona y actúa!

 

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